Подбор офис-менеджера относительно запутанное явление, имеющее ряд сложностей и особенностей.  Хорошие новости в том, что устранить их можно, просто разобравшись в значении слова, и проведя грань между профессиями офис-менеджера и секретаря.

Этапы рекрутмента

Чем отличается от секретаря?

Профессия "секретарь" появилась неприлично давно:  в 1724 г должность "хранитель секретов" была закреплена Регламентом, подписанным Петром I. Долгое время эта деятельность была престижной, но сегодня статусность профессии упала. Плюс, появилась необходимость в расширении полномочий подчиненного. Контролировать рабочий день шефа стало мало, нужно и за всем офисом следить. Поэтому любому руководителю приходится рано или поздно отправляться на поиск офис-менеджера.

Как начать подбор офис-менеджера?

Любой рекрутинг начинается с определения портрета идеального соискателя, прописывания функционала, требований и "плюшек" взамен. Так же стоит определить желаемое время на поиск офис-менеджера, часто эта вакансия нуждается в срочном закрытии, еще вчера. В этом случае необходимо обратиться в кадровое агентство. Профессиональные рекрутеры способны закрыть подобную позицию в самые короткие сроки, от 3 дней.

Если срочность отсутствует, ниже рекрутинговое агентство ООО "АРЕС" подготовило небольшую памятку работодателю. Сверяйтесь, ориентируйтесь и подбор офис-менеджера пройдет успешнее.

Должностные обязанности

1. Оформление договоров.

2. Ведение документооборота и архива документов.

3. Контроль офисной техники.

4. Отслеживание необходимости закупки товаров, обеспечивающих функционирование. компании: канцелярия, картриджи для принтеров, бумага, заказ воды и т.д.

5. Управление офисными службами ( как правило, в их подчинении находятся уборщицы, охранники).

6. Распределение расходов.

7. Координация деятельности сотрудников.

8. Решение конфликтных ситуаций

9. Прием звонков.

Образование

Необходимо специальное, желательно высшее образование. Идеально - в сочетании с курсами офис-менеджеров. Часто руководители хотят видеть офис-менеджера с профильным образованием, совпадающим с основным направлением деятельности организации.  Подобные желания вызывают дополнительные проблемы при подборе офис-менеджера: чаще позиция рассматривается как стартовая. Соответственно, если текучка исключена, необходимо продумывать возможные мотивационные программы, способные удержать хорошего работника. Или изначально искать претендента, настроенного на развитие в рамках специализации.

Обычно это проверяется на собеседовании, задаются непрямые вопросы + профессиональное чутье. Здесь, будьте уверены, рекрутеры попадают только в яблочко.

Личные качества

Безусловно при подборе офис-менеджера немаловажным фактором будут и специфические черты, присущие конкретной личности.

Активность

Инициативность

Организаторские навыки

Стрессоустойчивость

Не конфликтность

Презентабельный внешний вид

Зарплата

Минимальный оклад такого специалиста - 30 000, но тут текучки не избежать. Возможно, стоит сразу подумать о достойной заработной плате, ведь постоянная замена работников, время простоя позиции и на адаптацию имеет цену. Средняя цена по рынку - 40-45 000. Если необходимы специфические навыки, например, знание иностранных языков, профиля холдинга или владение определенными программами, ценник шагает от 50 000 р/мес.

Правильным будет установить  уровень зарплаты, соответствующий требованиям, это  залог удачного рекрутинга. Наши специалисты имеют колоссальный опыт,  бесчисленное множество раз успешно проводили поиск офис-менеджера и помогут избежать десятков шишек на этом пути!