Звоните прямо сейчас
+7 (812) 703-12-73 /
Время работы
с 9:00 до 19:00
Подобрать персонал
HR статьи

Тайм-менеджмент для рекрутера: все по плану!

29.07.15

Время – один из ценных ресурсов, который определяет продуктивность рекрутера, а значит, этому специалисту как никому другому необходимо иметь представление об основах тайм-менеджмента. Без четкого планирования рабочего дня специалисту по подбору персонала будет сложно разрешить все стоящие перед ним задачи. Незакрытые вакансии имеют свойство накапливаться, превращаясь в нарастающий снежный ком, который в итоге раздавит все карьерные и профессиональные устремления рекрутера.

И дело тут вовсе не в лени: большинство людей, избравших для себя работу в сфере HR, - по натуре активные и целеустремленные личности. Однако несобранность и рассеянность могут снизить эффективность любой деятельности, что уж говорить про подбор персонала, который подразумевает ежедневное выполнение самых разнообразных функций. Сотрудники кадрового агентства «Арес» спешат поделиться с коллегами секретами тайм-менеджмента, которые позволят привести в порядок свои дела и повысить продуктивность работы.

Старый-добрый Эйзенхауэр

Несмотря на то, что работа специалиста по подбору персонала имеет свою специфику, универсальный метод планирования «по Эйзенхауэру» в данном случае будет как никогда оправдан. Его суть проста: все цели и этапы их достижения нужно распределять по степени их важности и срочности – это основа оптимизации рабочего дня/недели/квартала в любой сфере, и рекрутмент не исключение.

Для оформления плана можно использовать таблицу Excel, приложение AppStore, заметки в смартфоне или даже табличку, от руки начерченную в блокноте, – носитель не важен. Важна внимательность и регулярность обновления этой матрицы.

Итак, самые важные и срочные дела ставим в начало таблицы – соответствующие ячейки для наглядности можно выделить, допустим, красным цветом. Далее в приоритете – важные задачи, но без определенных сроков. Их необходимо держать под постоянным контролем, иначе они рискуют попасть в «красный» сектор. Следующий сегмент – срочные, но не особо важные мелочи. В принципе, без них можно «протянуть» некоторое время, и все же их оперативное выполнение поспособствует  продвижению по основным задачам.

Задачи

Срочные

Несрочные

Важные

-Намеченные интервью

-Встреча с заказчиком-3

-Размещение объявлений по горящей вакансии

- Отбор резюме

-Согласование встречи заказчика-2 и соискателя

-Поиск замены по гарантии для заказчика-1

-Обучающие тренинги и семинары

Неважные

 

 

 

  www.ares.com.ru

- Совещания

- Некоторые звонки

- Обратная связь с не прошедшими отбор кандидатами

- Обед, кофе-брейки

- Подготовка шаблонов анкет

 - Подготовка отчетности

- Общение с коллегами, игры, музыка и др. пожиратели времени

 

 

Четвертый сегмент, по сути, здесь явно лишний – несрочные и неважные занятия, которые особой пользы не приносят и являются в основном просто «поглотителями времени». Часть из них (к примеру, возню с документами) можно делегировать стажерам/ассистентам, от некоторых и вовсе можно отказаться. Однако подобные занятия при планировании все же нужно учитывать, потому как в той или иной мере они присутствуют в жизни любого сотрудника.

Мыслим помидорами

На очереди еще одна интереснейшая технология планирования, в основе которой лежит принцип 25-минутной деятельности без перерыва. Данные отрезки времени разработчик методики, итальянец Франческо Чирилло, назвал «помидорами». Такой забавный овощной таймер позволяет полностью сконцентрироваться на решение одной задачи, не распыляясь на другие.

Для начала нужно составить перечень действий по степени их важности. Те функции, которые занимают по времени больше одного «помидора», делятся на подзадачи,  те, которые длятся менее 25 минут, группируются. В течение «помидора» сотрудник должен выполнять только один пункт. Перерывы возможны исключительно между «помидорами». В плановой таблице напротив выполненного пункта ставится значок.

Пример:

Нумерация задач по важности

Задачи

Контрольные метки при выполнении

1

Просмотр 45 резюме потенциальных кандидатов на вакансию (по 15 профилей на один «помидор»)

V  V  V

2

Проведение 5 телефонных бесед с соискателями

V

3

Проведение трех собеседований с претендентами на вакансию «сейлз-менеджер»

V  V  V

4

Составление описания новой вакансии по итогам разговора с заказчиком

V

www.ares.com.ru

 

Особенно хороша «помидорная» техника при исполнении рутинных обязанностей, на которых обычно так сложно полностью сконцентрироваться: при анализе большого количества резюме, совершении «холодных» звонков, при обратной связи с соискателями по итогам собеседований и т.п.

Тайм-менеджмент одной вакансии

Уже на этапе первого общения с заказчиком и обсуждения характеристики вакансии рекрутер должен особое внимание уделить срокам. Понятное дело, клиенты любят подгонять: дэдлайн у них – в лучшем случае, сегодня, а в идеале «еще вчера». Лучше сразу сообщать реальное время закрытия заказа. В среднем это месяц-полтора, но все, конечно, зависит от специфики искомого сотрудника и важности самого заказчика для кадрового агентства.

Исходя из этих ключевых характеристик, можно составить таблицу сроков закрытия вакансий: начиная от самых «горящих» и заканчивая менее значимыми. При этом в такой матрице должно быть постоянное перемещение пунктов – закрытые заказы вычеркиваются, предыдущие поднимаются на более высокие позиции, новые заявки располагаются в зависимости от их значимости.

Благодаря такой таблице консультант по персоналу не упустит ничего важного, сможет отслеживать эффективность своей работы  и делать более точные прогнозы по срокам при общении с новыми клиентами-работодателями. Главное – не забывать про системный подход и постоянную актуализацию данных в матрице вакансий.

Кроме того, важно понимать, что трудозатраты в течение закрытия одного заказа не равномерны: на каждом этапе проработки вакансии рекрутер затрачивает разное количество усилий и времени. Причем, чем ближе к финалу, тем выше уровень сложности задач. Так, первоначальный отбор кандидатов по резюме – пусть скучный, но не особо трудоемкий процесс; очные собеседования – уже более сложное и долгое мероприятие; ну а представление кандидатов заказчику – и вовсе сплошная нервотрепка.

В соответствии с этим нужно и распределять время при работе с вакансией. Первые стадии подбора нужно постараться пройти как можно быстрее, чтобы основной запас времени оставить на собеседования и презентацию кандидатов работодателю, а потому:

  1. Не тратим время на анализ неподходящих резюме.
  2. Для связи с понравившимися кандидатами лучше использовать телефон, нежели почту – таким образом, не придутся тратить время на ожидание письменного ответа.
  3. Обзвон кандидатов начинаем с соискателей-фаворитов. Возможно, до других дело так и не дойдет.
  4. Телефонная беседа должна давать максимум информации о соискателе, а тот должен получить всю ключевую информацию о работодателе. Такая взаимная осведомленность позволит избежать временных затрат на неоправданные очные собеседования и интервьюировать только по-настоящему замотивированных кандидатов.

А теперь отдыхать!

Самообразование – это прекрасно, и чтение тематических публикаций – тоже часть работы рекрутера. Но сколько времени Вы уже потратили на анализ образовательной информации, включая и эту статью? Гляньте – может, «натикал» уже целый «помидор»? Тогда пора устроить небольшой перерыв! Серьезно, не стоит забывать об отдыхе, это является непременным условием грамотного тайм-менеджмента.

Профвыгорание – бич современного рекрутмента. Резюме, собеседование, звонок, снова резюме… Кажется, эта круговерть никогда не отпустит, а дел меньше не становится, и об отдыхе даже страшно подумать. Между тем, откинуться на спинку кресла, расслабиться и закрыть глаза – хотя бы на минуту, где-нибудь между четвертым и пятым «помидором» – порой отчаянно необходимо. Иногда короткая передышка за чашечкой кофе или разговором «ни о чем» с коллегой позволит затем в разы повысить свою продуктивность.

Также облегчить свою трудовую участь можно чередованием видов работ. Не стоит упираться весь день в просмотр резюме или посвящать его исключительно встречам с кандидатами. Вообще, старайтесь не назначать более 5-6 собеседований в день, если только речь не идет о потоковом конкурсе.

В рабочий день всего должно быть в меру: спокойную рутинную работу лучше перемежать с какими-то более эмоциональными задачами, требующими определенного морального или физического напряжения.

Данные советы по оптимизации работы рекрутера не обязательно воспринимать буквально и следовать им скрупулезно. Никто не мешает Вам продумать свою индивидуальную технику планирования, которая будет идеально подходить и Вашей нагрузке, и Вашему темпераменту, и даже биологическим ритмам. Если система будет работать без сбоев, Вы сами удивитесь, как много можно успеть за стандартные 8 часов.

Рекрутинговое агентство СПб  "ARES", Ирина Толкачева

Другие статьи:

Краткая история рекрутинга

Источники подбора персонала

 

< К списку
Нужны эффективные сотрудники? Звоните, закажите звонок
Ф.И.О *
Телефон*
Персональные данные
❌X
Подобрать персонал
Карьерная консультация
Ф.И.О*:
Телефон для связи*:
Е-mail*:
Требования:
Обязанности:
Условия дополнительная информация:
Раздел для размещения:
Должность:
Образование:
Опыт работы:
Название вашей организации:
Заработная плата от:
указать больше параметров
Поля, помеченные*, обязательны для заполнения.