Оффбординг — организованный процесс выхода сотрудника из компании. Его задача — помочь корректно завершить рабочие отношения, передать дела и знания, сохранить важную для бизнеса информацию и снизить напряжение, которое нередко сопровождает увольнение.
Особенно важен оффбординг при уходе руководителей, ключевых специалистов и сотрудников, которые ведут значимые проекты, обладают уникальной экспертизой или отвечают за отношения с клиентами и партнёрами.
Причины ухода могут быть разными: сотрудник увольняется по собственной инициативе, компания принимает решение о расставании, проводится реорганизация, сокращается подразделение или меняется управленческая команда.
Во всех этих случаях возникает одна и та же практическая задача: сотруднику необходимо завершить работу и передать ответственность, а компании — сохранить управляемость процессов и понять, что должно остаться после его ухода.
Чем выше уровень должности и сложнее зона ответственности сотрудника, тем больше вопросов обычно связано с его выходом из компании.
Содержание программы зависит от ситуации, должности сотрудника и задач компании. В неё могут входить:
- подготовка плана выхода сотрудника из компании;
- определение задач и проектов, которые необходимо передать;
- передача профессиональной информации и накопленных знаний;
- определение сотрудников, которым переходят функции и ответственность;
- организация коммуникации с коллегами, клиентами и партнёрами;
- проведение exit-интервью;
- сбор обратной связи о причинах ухода и работе компании;
- рекомендации руководителю и HR по итогам интервью;
- при необходимости — работа с командой, которая остаётся в компании.
Передача оборудования, документов, корпоративных аккаунтов и доступов также относится к процессу выхода сотрудника, но обычно выполняется соответствующими подразделениями самой компании.
Формальной передачи списка текущих задач бывает недостаточно.
Вместе с опытным сотрудником компания может потерять значительный объём информации, который нигде не зафиксирован: историю переговоров, особенности клиентов, рабочие контакты, причины принятых решений, договорённости, способы решения регулярно возникающих проблем.
Поэтому одна из задач оффбординга — определить, какие знания необходимо сохранить, в какой форме их зафиксировать и кому передать. Для руководителей и ключевых специалистов эта часть программы обычно требует отдельной работы.
Exit-интервью помогает получить информацию, которую компания не всегда получает в процессе обычной работы.
Сотрудник может рассказать о причинах ухода, отношениях с руководителем, организации работы, взаимодействии между подразделениями, условиях труда и других факторах, повлиявших на его решение.
Ценность такого интервью не в самом факте разговора. Важнее увидеть повторяющиеся причины ухода, проблемные процессы и сигналы, которые могут быть полезны руководителю и HR.
Подробнее о том, как проводить такую беседу и какую информацию можно из неё получить, — в статье «Зачем нужно exit-интервью» →
Уход сотрудника влияет не только на него самого.
Особенно заметно это при увольнении руководителя, ключевого специалиста или нескольких сотрудников одновременно. У коллег появляются вопросы: почему человек уходит, кто примет его функции, изменится ли структура подразделения, что произойдёт с текущими проектами.
Если компания не отвечает на эти вопросы, сотрудники начинают отвечать на них самостоятельно.
Поэтому программа оффбординга может включать подготовку коммуникации для команды: какую информацию необходимо сообщить, кому, когда и в какой форме.
Системный оффбординг помогает сохранить то, что легко теряется при увольнении: профессиональные знания, рабочие связи, историю проектов и понимание причин происходящего.
Компания получает более понятную передачу ответственности, обратную связь от уходящего сотрудника и возможность завершить рабочие отношения без ненужного конфликта.
Для остающейся команды это также показывает, что процессы внутри компании продолжают быть управляемыми даже в момент расставания с сотрудником.
Оффбординг относится прежде всего к процессу выхода сотрудника из компании: передаче дел и знаний, коммуникации, обратной связи и завершению рабочих отношений.
Аутплейсмент решает другую задачу — помогает человеку выйти на рынок труда: оценить профессиональную ситуацию, подготовить резюме, определить стратегию поиска работы и подготовиться к собеседованиям.
Эти услуги могут использоваться независимо друг от друга или дополнять одна другую. Аутплейсмент персонала →
Сначала рекрутеры АРЕС выясняют обстоятельства выхода сотрудника, его должность, объём ответственности и задачи компании.
После этого определяется содержание программы: какие вопросы необходимо решить при передаче дел, требуется ли работа с профессиональными знаниями сотрудника, нужно ли проводить exit-интервью и необходима ли отдельная коммуникация с командой.
Для руководителей и ключевых специалистов программа обычно строится индивидуально. При реорганизации или одновременном уходе группы сотрудников может быть разработан общий формат работы.
Состав программы согласовывается с компанией до начала проекта.
Если компании предстоит расставание с руководителем, ключевым специалистом или группой сотрудников, опишите ситуацию. Мы предложим подходящий формат оффбординга.
info@ares.com.ru