Как найти секретаря

Подбор секретаря следует вести со всей возможной щепетильностью, как если бы вы решили искать друга: профессия подразумевает определенную текучесть кадров, поэтому сравниваем не с женой. Достойный специалист прикроет, организует, выгадает, представит, поможет и высвободит дополнительные ресурсы. Поэтому подбор секретаря - дело преответственнейшее!

Искать секретаря начинают с составления портрета идеального кандидата и прописывания требований. После чего составляется описание вакансии, прописывается мотивация, назначается зарплата. Отдельно скажем о наименовании позиции: когда речь заходит о подборе секретаря происходит огромное количество казусов.

Хотят найти секретаря встречать посетителей, предлагать чай/кофе + заботиться о хозяйственной составляющей офиса. Но правильнее тогда назвать должность - администратор.

Или в поиске заявлен специалист, который будет всегда на связи, выберет подарки бизнес-партнерам и семье? Тогда предстоит поиск личного помощника.

Более подробно описание вакансий и их отличия, если собрались искать секретаря самостоятельно, читайте по ссылкам:

Поиск администратора 

Подбор офис-менеджера 

Ищем личного помощника 

Подобрать персонального ассистента 

Найти бизнес-ассистента

Подыскать помощника руководителя

Этапы рекрутмента

Требования:

1. Передача (устная и письменная) информации руководителю.

2. Обзор периодики (журналов, газет, интернет изданий).

3. Организация встреч.

4. Установление контактов.

5. Телефонные переговоры.

6. Работа с документацией.

7. Грамотное распределение рабочего времени руководителя.

8. Повышение эффективности работы начальства или фирмы.

9. Соблюдение сроков исполнения поручений, обязательств.

10. Инфообслуживание (документное и бездокументное).

Личные качества:

1. Аккуратность

2. Организованность

3. Пунктуальность

4. Педантичность

5. Коммуникабельность

6. Стрессоустойчивость

Образование

Искать секретаря строго с определенным образованием "как у всех", не получится. Сколько руководителей, столько и помощников. Подбор секретаря ведут среди кандидатов с вышкой, без в/о, с курсами профподготовки или без последних. Профессия секретаря - состояние души, деятельность, обусловленная личными качествами, а не профподготовкой. Хотя для некоторых компаний профильный диплом не преимущество, а обязательный атрибут профессии.

Зарплата

Самая скромная заработная плата административного персонала начинается от 30 тысяч рублей. Увеличение зависит от дополнительного функционала, возлагаемого на подчиненного.

Трудности

Задача "найти секретаря" сопряжена с определенными трудностями, ниже приведены основные:

1) Срочность: эйчар-менеджер не найдет специалиста за 2 дня. Потому что у него собственные задачи есть.

2) Психологическая совместимость. Искать секретаря стоит исключительно среди специалистов, приятных руководителю. Рекрутер в этом плане - специалист незаинтересованный.

3) Компетентность. Повезло, если внутренний hr-менеджер в состоянии качественно найти секретаря. К сожалению, такое случается редко. Но это и не страшно, ведь всегда есть кадровые агентства, съевшие на подборе секретарей собаку. А менеджеров по персоналу не за этим нанимали.