Поиск секретаря

Прикрыть тылы: без кого большие боссы погрузятся в хаос

В сложный период возрастает стресс, количество задач руководителя.

Коронавирус стал бета-тестированием: предприниматели и топы убедились, что резко переходить на новый формат, выстраивать систему контроля дистанционщиков – сложно.

Туманность и острота текущей ситуации «закручивают гайки» сильнее – пополнять штат некачественным персоналом расточительно, опасно.

Особенно, когда речь о «скрывающихся за кадром», но без кого непосредственные руководители и вышестоящие звенья попросту не смогут выстроить продуктивный день.

Надежный помощник составит удобный график встреч, заблаговременно напомнит о звонке, сгладит шероховатости, если вы задерживаетесь, а контрагенты уже приехали, проконтролирует текущие задачи, раздаст указания коллективу, спросит, с кого надо, если придется.

Чем «туже пояса», тем пристальнее внимание к команде. От каждого ожидается четкое соответствие функциональной роли, быстрая интеграция, стабильная интенсивность, направленность на результат. Секретарь кажется незначительным «винтиком», но найти на эту позицию случайного человека - на практике значит подвергнуть риску всю выстроенную структуру компании.

Как подобрать секретаря под конкретные задачи, какие тонкости учесть, чего ради вообще в это ввязываться?

Зачем искать секретаря?

Ответ зависит от того, кого вы представляете в этом качестве, какой фронт работ на самом деле его (ее) ожидает. Подбор можно вести, опираясь на полное понимание, какого именно специалиста Вы ищете.

Указанные в таблице должности частично совпадают по требованиям. Наниматели, желая найти секретаря, ожидают от кандидатов четкого тайм-менеджмента и субординации, знания бизнес-этикета, готовности к монотонности и одновременной полизадачности.

Также под запрос «подбор секретаря» попадают:

Максимально быстро найти секретаря помогает четко сформулированный портрет соискателя. Функции напрямую связаны с характеристиками, благодаря которым он успешно исполнит свою партию в хоре менеджеров. Пошагово формируйте представления о кандидате, дополняйте ее информацией о рынке труда, которой владеет рекрутинговое агентство, и тогда поиск надежной «правой руки» потребует минимальных вложений.  

Эффектный или эффективный?

Искать секретаря с длинными ногами слегка за 20 – давно не профессионально. Престиж фирмы и ее руководителя строится на эффективности и компетентности занятых в ней кадров.

Да, секретаря называют «лицом и голосом» организации, но этот устаревший стереотип не охватывает реального масштаба профессии. Серьезный бизнес и крупные сделки побуждают к внимательности, сохранению конфиденциальности, включенности в организационные алгоритмы. Сможет ли юная особа грамотно распределить звонки партнеров или убедить серьезного клиента перезвонить, потому что у вас аврал? Достаточно ли у вчерашнего студента потенциала, чтобы приструнить сотрудников на «удаленке», вытащить из них отчетность? Презентабельная внешность и приятный тембр – не слишком редкие параметры. Главное, чтобы под ухоженными локонами скрывался структурный аналитический ум, а накрашенные губы говорили со смыслом и по делу. Подобрать секретаря в каком-то смысле сложнее, нежели заместителя, так как при разности мотивации важность решений, их итогов, иногда может быть практически одинаков.

Предложение

Секретарь относится к административному сегменту. Это широкий кластер, куда входят все, чьи действия влияют на внутриорганизационное функционирование: от ассистентов до директоров. Статистика Хедхантера не дает конкретики по секретарям, а рассматривает весь пласт целиком. Мы приведем ее для понимания конъюнктуры рынка труда в Санкт-Петербурге.

До марта соперничество между релевантами было вдвое ниже прошлогодних показателей. Однако с началом весны индекс резко скакнул, и тенденция сохраняется. Например, после «майских» число желающих стать бизнес-ассистентами увеличилось в 27 раз по сравнению с серединой апреля. По уровню конкуренции ниша держит пятое место среди других профобластей.

Предполагаемые причины:

• сезонность (администраторы чаще задействованы в гостинично-ресторанном сегменте);
• активизация соискателей для мониторинга рынка труда и понимания своих перспектив ввиду нестабильной экономической обстановки и волн сокращений. Так что поиск секретарской позиции стал как будто более популярным, чем в недавнем прошлом.

Число вакансий с февраля снизилось почти вчетверо. Тогда как количество активных резюме в третьем месяце резко выросло в 2,5 раза, а затем снизилось, но сохранило «плюс» сравнительно с 2021. Полагаем, события в конце зимы и их последствия простимулировали работников активно мониторить актуальные предложения и обновлять свои CV.

Кого ищем?

Для ЛПР и внутренних эйчаров искать секретаря – значит ориентироваться на женщин около тридцати с опытом 3-6 лет. Так выглядит «идеальный портрет» с точки зрения статданных крупнейшего российского job-портала.

В приоритете твердое владение офисным ПО, способность обрабатывать большие инфомассивы, хорошая межличностная коммуникация, тайм-менеджмент и ВО (профиль не принципиален).

Важное качество, как отмечают топы, это концентрация на непосредственных обязанностях. Молодые претенденты зачастую «грешат» решением личных вопросов в рабочее время (сидят на сайтах знакомств, трудоустраиваются с целью «удачно выйти замуж» за коллегу, параллельно сбегают на собеседования, а к текущему месту относятся как к «промежуточной станции»). Предприниматели и руководители рекомендуют отдавать предпочтение более зрелым женщинам, уже устроившим семейную жизнь.

Еще один значимый нюанс – отсутствие амбиций на повышение. Секретарское поприще не предполагает карьерной динамики. Эйчар, осуществляющий подбор секретаря, должен заранее оценивать, с какими мотивами приходит кандидат. Самостоятельный поиск секретаря можно «упаковать» в кейс. Предложите соискателю на менеджерское звание испытательный срок в роли помощника ведущего специалиста.

Первое – за стандартные 3 месяца он понемногу включится во все процессы, и вы поймете, насколько он подходит на желаемое место. Второе – вероятно, что в ходе адаптации ему понравится административная деятельность, и вы предложите ему эту должность на постоянной основе. Минус подхода – за год HR-отдел оформит минимум четверых испытуемых. И если на посту ресепшиониста это терпимо, то в случае с PA (personal assistant) весьма неудобно.

Учитывайте, что опыт исчисляется не только длительностью, но и приобретенными навыками. Отталкивайтесь от своих целей и «слабых» мест. Если «правая рука» должна сбалансировать недостатки вашей самоорганизации или компенсировать забывчивость – это один расклад. Если вы готовы «расти вместе» и «учиться друг об друга» - другой. Подбор отстраивается не только от Ваших потребностей, но и возможностей рынка. К сожалению, проф. уровень административного персонала падает так же стремительно, как любого другого.

Успешность делового контакта выше, когда люди совпадают взглядами, характерами, жизненными и культурными ценностями. Если не требуется подбирать ключик к тайнам мотивации нового сотрудника, тогда адаптивно-интеграционный период проходит спокойнее, а вы экономите время – исполнитель понимает вас быстрее.

Заграничные туалеты на ассистентский оклад не купишь, особенно в нынешних реалиях. Несмотря на мультифункциональность должности, самый высокий доход у персональных помощников – в среднем 81 тысяча рублей. Меньше всех получают «заведующие канцелярией».

Трудности отбора

«Еще в 2017 закрыть подобные позиции отнимало пару дней. Сейчас даже матерый рекрутер потратит от месяца, чтобы найти секретаря, адекватного и квалифицированного. Резюме море, а в финал выходят единицы. Поэтому, когда заказчик осуществляет поиск секретаря сам, это сплошные издержки. В результате все равно приходится привлекать посредников», - комментирует ведущий консультант «ARES».

Почему найти секретаря своими силами сложно:

1. у работодателя нет четкого понимания, кто ему нужен. Он приходит с запросом подобрать секретаря, а выясняется необходимость в PA. Рекрутер же с помощью грамотных вопросов выясняет потребности и цели клиента, соотносит его желания с кадровыми реалиями;
2. нужен комплексный подход: слишком много переменных отсева, надо оценить и стаж, и квалификацию, и особенности личности вплоть до темперамента, а потом грамотно соотнести это с имеющимся ТЗ. Порой начальник может «простить» отсутствие какого-то умения, но вот правильная расстановка акцентов для подчиненного – mast have.
3. это банально долго: качественный подбор секретаря складывается из просмотра двух сотен анкет, пары недель звонков для первичного телефонного интервью, десятка очных встреч, а «текучка» никуда не испаряется и по-прежнему оттягивает внимание.

Почему подобрать секретаря с агентством легче и дешевле?

1. Консультант целенаправленно поглощен вами, бросает все силы на решение запроса.
2. У него «глаз наметан» - не придется часами изучать дополнительные нюансы.
3. Дается гарантия на бесплатную замену специалиста, тогда как при одиночном «плавании» убытки никто не возместит.
4. Открывается доступ к закрытым источникам и базам – чем больше претендентов «на входе», тем больше шансов успешно обработать заказ.

Закажите поиск и подбор секретаря - сэкономьте свои ресурсы, пополните команду сотрудником оптимального уровня без проволочек.

Матюшина Н.